资产管理文件的归档程序通常包括以下几个步骤:
收集档案
挑选散乱的文件,选择其中重要部分集中保存。
确保应归档文件材料的齐全完整。
档案整理
对档案归类,包括归档编号、归档页码、撕开粘贴页、页号写错重新编号等。
对可拆订的文件做拆订处理,以便在扫描时进行分批处理。
对破损的文件进行技术修复,并做好标注,对严重破损无法修复的文件进行区分标注。
档案鉴定
剔除失去保存价值的档案,区分档案不同的保存价值,以实现档案的分级保管。
防止庞杂,发挥重要档案的作用。
影像检查与处理
扫描完成后,进行图像质量检查,包括图像顺序、有无漏扫、重张、黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等。
及时进行调整,保证图像顺序正确。
文件材料分类
将公司应归档文件材料按档案种类分开,如文书档案、科技档案、会计档案、电子档案、专人声像档案等。
在各种门类中按一定的规律将文件材料分类,如文书文件材料按党群、综合行政、财务管理、产品经营销售、劳动人事等问题分开。
会计档案按凭证、帐簿、财务报表、其它核算材料等分开。
科技档案按产品型号、基建工程类别等分开。
组卷
将对应归档的文件材料按文件材料形成的一般规律,组合成案卷。
组卷要求符合文件材料形成规律,方便今后的查阅、利用和保管。
编号和填写卷内文件目录
对组成的案卷进行编张页号,并填写卷内文件目录。
作用是便于对档案的查阅。
装订
对组成的案卷进行装订,一般用线装订,不能用金属物,防止锈损文件材料。
拟定案卷标题
对组成的案卷拟写一个标题,标题能概括卷内文件材料的内容,便于以后能准确查找到文件材料。
划定保管期限
对每卷文件材料要划定一个保管期限,国家有标准可参照执行。
案卷排列编号
对整理好的案卷排列编号,排列编号要按一定的规律,如文书档案按年度-期限-类别排列,科技档案按一个项目的进程顺序排列,会计档案按会计类型-年度-期限排列等。
编写案卷目录
将排列好的档案,编写案卷级目录,便于查询和保管。编目录要求编手工和电子目录两种。
档案排列上架
将整理好的案卷排列上架,方便检索和利用。
这些步骤确保了资产管理文件的有序归档和有效管理,便于后续的查询和利用。