内部资料销毁程序通常包括以下几个步骤:
编制销毁清册
鉴定小组(由档案部门和有关业务部门的人员组成)对无保存价值的档案进行鉴定,并编制销毁清册。
销毁清册应包含全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、监销人的签字及销毁时间等信息。
清册中还需详细列出每一份销毁文件的内容和成分,供领导人审查。
拟订鉴定报告
报告中需简要介绍需销毁档案的数量及内容,并提出销毁意见和销毁原因。
审批
机关分管负责人对销毁清册和鉴定报告进行审批。
未批准销毁的档案需继续保存,特殊情况的档案需遵照相关规定执行。
销毁过程
将需销毁的档案安全转移至销毁现场。
在销毁过程中,应全程监督并记录(如录像、拍照),以确保销毁过程的可追溯性。
销毁后,监销人需在销毁注册上签字,并开具《产品销毁证明》报告给产废方。
特殊档案处理
对于涉密档案,需履行清点、登记手续,并经机关、单位主管领导批准。
销毁时要确保秘密载体的内容无法还原,采取粉碎、烧毁或化学腐蚀等方式进行。
销毁过程中应有有关人员在场监销,并由监销人员和销毁人员共同签名,禁止将秘密载体当作废品出售。
记录和审计
保留销毁记录和清单,以备日后审计或查询。
确保销毁过程符合法律法规和机构规定,防止信息泄露和误操作。
售后服务
提供销毁后的相关证明文件,如销毁报告、入库单、电子版照片等。
进行客户资料管理及保密,建立反馈表,根据客户需求及建议提高服务水平。
这些步骤旨在确保内部资料销毁过程的安全、合规和可追溯性,防止敏感信息泄露。建议各组织在实施销毁程序时,严格遵守相关法规和内部规定,确保销毁过程的安全和有效性。