员工证照保管程序通常包括以下几个步骤：
证件接收
证件保管员应认真核对证件的种类、数量、有效期等信息，确认无误后，在《证件接收清单》上签字确认。
对于重要证件，证件保管员应进行拍照或扫描存档，以便于后续查阅。
证件存储
证件保管员应将证件存放于安全、干燥、防火、防盗的专用柜中，确保证件不受损坏。
证件应按照种类、编号等进行分类，便于查找。
证件保管员应定期对存放证件的柜子进行清洁、整理，确保证件的整洁、完好。
证件查阅
员工因工作需要查阅证件时，应填写《证件查阅申请表》，经部门负责人审批同意后，提交给证件保管员。
证件保管员在核对查阅申请表及审批意见后，将证件取出，交予查阅人。查阅人应在《证件查阅记录表》上签字确认。
证件保管员应监督查阅过程，确保证件不被损坏、遗失或泄露。
证件移交
当证件保管员因工作变动等原因无法继续履行职责时，应提前向上级报告，并办理移交手续。
证件移交时，双方应共同清点证件，确认无误后，在《证件移交清单》上签字确认。
员工入职与资质培训
人事专员在办理员工（含兼职）入职时，收取其执业注册（资格）证书，无执业注册（资格）证书的保管其职称证书；无职称证书的保管其毕业证书。
收取证书要向提交证书人出具加盖人力资源部印章的收据。收据采用带有编号的三联收据，另两份分别存人事专员和人力资源部负责人处。
员工资质培训专员取回新的员工资格证件后，在取回当日扫描后移交人事专员。
证件管理台帐
人事专员在收取证件当日即将证件编号存放并登记证件管理台帐。
人事专员在办理员工（含兼职）入职手续时，扫描新员工的身份证、学历证、职称证、执业注册（资格）证，将扫描件发送给员工资质培训管理专员，员工资质培训专员接收扫描件后即整理入员工证件图文库。
终止劳动关系后的证书管理
员工与公司解除、终止劳动合同离开时，人资部在结清员工应付资质培训取证赔偿金后，须在该证书上注明此人已与本公司解除或终止劳动关系。
员工与公司解除、终止劳动合同或退休离开公司的，不再对其证书组织复试，证书超过有效期后自动作废。
这些程序旨在确保员工证照的安全、完整和合规性，并便于公司内部和相关人员查阅和使用。