退租告知函是一份正式的法律文件，用于通知出租人（房东）承租人（租户）决定解除租赁合同，并说明退租的相关事宜。以下是一个退租告知函的基本格式和内容要点：
标题 ：通常为“退租告知函”或“提前退租告知函”。收函人信息
出租人（房东）的全称、地址、联系电话。
发函人信息
承租人（租户）的全称、地址、联系电话。
主旨：
简明扼要地说明发函的目的，即解除租赁合同并通知退租事宜。
合同信息
租赁合同的编号。
房屋的具体地址。
租赁期限的起止日期。
退租原因
说明承租人决定退租的原因，如经营需要变更、房屋无法满足使用需求等。
退租日期
明确指出承租人计划从何时起不再使用该房屋。
退房手续
请求出租人配合办理退房手续，包括交还房屋、钥匙、门禁卡等。
如果出租人需要配合进行房屋检查或维修，应提前告知承租人。
费用结算
说明租金、押金、水电费等相关费用的结算情况。
如果承租人提前退租，可能需要支付违约金或补偿金。
责任与义务
明确承租人在退租前的责任，如确保房屋清洁、设施完好无损等。
如果房屋在退租前有所损坏，承租人应承担修复或赔偿责任。
联系方式
提供承租人的联系方式，以便出租人联系。
结束语
表达对出租人理解的感谢，并希望友好解决退租事宜。
签字
承租人的签字和日期。
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退租告知函
尊敬的房东先生/女士：
我是您的租户[承租人姓名]，我在[房屋地址]的房屋租赁期限原本是从[起始日期]至[结束日期]。但由于[退租原因，例如：个人原因、工作变动等]，我不得不提前退租，现特此告知您。
我已经仔细考虑并权衡了各种因素，认为现在是最适合退租的时机。我希望您能够理解我的决定，并协助我顺利办理退租手续。根据我们的租赁合同，我应提前[提前通知月数]个月通知您退租的意愿。考虑到我提前退租的情况，请您接受我的[违约金金额]个月租金作为违约金。我会按照合同规定的时间将剩余租金支付给您，并将房屋交还给您。
在退租前，我会彻底清理房屋，并确保房屋处于与入住时相同的良好状态。如果您需要对房屋进行检查或修复，请提前告知我，我会全力配合您的工作。为了方便退租手续的办理，我希望能与您约定一个时间，您可以来房屋进行最后的检查。期间，我将提供相关的文件和钥匙给您。请您回复此邮件或与我电话联系，告知您的可行时间。
再次感谢您在过去的时间里对我的支持和理解。我希望我们能够友好地解决这次退租事宜，并保持良好的合作关系。
此致
敬礼!
[承租人姓名]
[承租人联系方式]
[日期]
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请根据实际情况调整上述模板中的内容，以确保退租告知函符合具体情况和法律要求。