商品发货程序模板可以根据不同的公司和业务需求有所调整,但以下是一个基本的发货程序模板,适用于大多数情况:
接收订单
销售部门接收客户订单,并确认订单信息的准确无误。
订单信息包括产品名称、数量、规格、所属区域、业务员、发货地址、其他包装要求等。
确认发货通知
根据订单要求,销售部门提前与客户确认发货通知,一般发货需在要货日期提前7天下达订单。
特别要求需注明“技术要求”和“发货时间”,并由内勤签字确认。
备货准备
仓库部门根据接收的订单信息进行备货准备,确保货物数量、规格等与订单一致。
销售人员将订单确认后交予仓库管理人员,仓库管理人员按照规定的流程进行备货操作,并及时更新系统中的库存信息。
验证货物
在备货完成后,仓库管理人员需进行货物验证,确保货物符合发货要求。
包装出货
仓库管理人员根据订单要求,选用适当的包装材料对商品进行包装,确保商品在运输过程中不受损。
包装完毕后,仓库管理人员需及时通知物流部门进行发货,并将发货单据交予物流人员。
物流运输
物流人员根据发货单据,选择合适的运输方式进行发货,并及时更新系统中的发货信息。
签收确认
客户接收到货物后,在签收单上签字确认,并及时反馈给销售人员。
销售人员将签收确认信息及时录入系统。
跟踪与联系
销售部门需跟踪货物运输情况,及时与客户联系确认收货情况。
货物发出后2-3天,销售部门应打电话给客户确定是否取货,并确认到货数量、质量是否正确。
财务审核
发货前,财务部门需审核销售单货品价格、库存、货款是否到公司财务账上。
审核无误后,财务部门出具打码单,并打码单共4份:给销售部一份、带给客户一份、上交财务一份、留底一份。
记录与反馈
销售部和仓库管理人员需详细记录发货过程中的各项信息,以便后续查询和反馈。
此模板可以根据具体公司的实际情况进行调整和优化,以确保发货流程的高效和准确。