印章档案销毁程序可以参照以下步骤进行:
填写申请表
填写《印章销毁申请表》(见附件5),并由总经理审核批准后,持该申请表和待销毁的印章交办公室登记备案。
登记备案
办公室在接收印章销毁申请表后,应声明作废并定期销毁,同时填写《销毁印章登记表》(见附件6)。
检查档案
档案管理员定期检查档案过期状况,拟定销毁档案清册,经档案室负责人审核签字后提交鉴定小组。
鉴定档案
鉴定小组成员依据拟销毁档案清单鉴定过期档案,并撰写鉴定报告。
审批销毁
档案管理主管将销毁档案清册报局审批,审批是否通过,通过则进入下一步,不通过则返回第1步。
实施销毁
销毁档案时,应指定2人以上相关单位人员监督销毁过程,确保销毁过程安全、规范,并填写销毁记录。
存档备查
销毁完成后,将销毁档案清单及批文存档,以便后续监管和评估。
此外,还可以采取以下辅助措施:
可以邀请原在销毁印章的现场人员签字,并撰写销毁证明。
如果条件允许,可以重新刻一枚印章,再进行一次销毁,并再次撰写销毁证明。
这些步骤和措施应确保印章销毁过程的合法性、安全性和可追溯性。