办理档案调取程序一般包括以下步骤：
开具调档函
由研究生学校出具调档函，调档函是档案调动的官方凭证，上面会注明调档的具体要求、接收单位等信息。
准备相关材料
携带调档函原件、本人身份证原件及复印件。
如果委托他人办理，还需要准备本人签名委托书以及代办人的身份证原件及复印件。
前往档案存放地调档
持调档函前往档案当前存放的地点（如人才中心、单位或本科学校）办理调档手续。在办理过程中，需遵守相关规定，如身份验证、签字确认等。
档案转递
档案一般通过机要通道进行公对公转递，以确保档案的安全性和保密性。个人不得私自携带或邮寄档案。
查询档案到档情况
档案调取后，应及时与研究生学校联系，确认档案是否已安全到达并妥善接收。这一步骤对于确保档案流程的完整性和顺利性至关重要。
具体注意事项：
调档函的有效期：调档函只有30天的期限，逾期调档函就失效了，一定要按照调档函上的要求进行调档。
档案的保管与提取：档案丢失找不到的情况下，应先去学校申请把丢失的档案补齐，然后档案存入正规的存档机构中，再办理档案调出手续。
委托他人办理：如果委托他人办理调档手续，需要提供委托人单位出具的调取函、委托人的委托书以及受托人的身份证原件和复印件。
以上流程和注意事项适用于大多数情况，具体操作可能会因个人情况、档案存放地点及单位政策等因素有所不同。建议在办理档案调取前，先与相关部门或机构联系，确认具体要求和流程。