电话转接工作程序通常包括以下几个步骤:
接听电话
话务员应在电话铃响三声之内接起电话,并使用礼貌用语问候客人,表示愿意提供服务。
询问并确认电话号码
话务员需仔细聆听来电者所提供的电话号码,或根据提供的住客姓名、房号等信息查找电话号码。
若要找的人与登记客人不符,应问清对方姓名,并确认住店客人是否在房间内以及是否有要找的人。
处理占线情况
如果目标电话号码占线,话务员应告知来电者,并询问是否需要等待或提供其他选择。
转接电话
确认电话号码无误后,话务员应请来电者稍等,然后迅速而准确地接通所需的电话分机。
对于内线电话,话务员需先接转外线电话,再接转住店客人电话,最后接转酒店内部电话。
转接类型选择
根据需要选择合适的转接类型,如无条件转接或忙时转接,并输入目标电话号码。
确认转接
在转接过程中,话务员需确认目标分机是否接听,并根据情况提供相应的反馈或留言服务。
记录和报告
完成转接后,话务员应记录转接的相关信息,并在必要时向上级或相关部门报告转接情况。
这些步骤确保了电话转接过程的顺畅和高效,同时提供了优质的客户服务体验。