酒店采购管理制度及流程如下：
采购需求确认
各部门根据实际需求填写《采购申请表》，并附上相关预算说明。申请表需由部门负责人签字确认，确保需求的合理性与必要性。
采购计划制定
采购部根据各部门的申请，汇总形成《采购计划》。该计划需在每月的第一周内提交给管理层审核，确保采购活动的有序进行。
供应商选择
采购部需对潜在供应商进行市场调研，收集至少三家供应商的报价及相关资质材料。对供应商的选择应考虑其信誉、服务质量及交货能力。
询价与比价
采购部向选定的供应商发出询价函，要求其在规定时间内反馈报价。收到报价后，采购部需对比各供应商的报价及服务条款，形成《比价报告》。
审批流程
根据《比价报告》，采购部需将推荐的供应商及报价提交给管理层审批。审批通过后，方可进行采购。
合同签署
采购部与选定的供应商签署《采购合同》，合同中应明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间及售后服务等条款。
采购实施
采购部根据合同要求下单，供应商在约定时间内交货。采购部需对到货物品进行验收，确保其符合合同约定的标准。
入库与付款
验收合格后，采购部将物品入库，并填写《入库单》。随后，财务部根据合同及入库单进行付款，确保资金的合理使用。
采购记录与档案管理
所有供货商名片、报价单、合同等资料及样板必须登记归档并妥善管理，如有人员变动时按酒店管理公司移交手续进行移交资料。
采购监督
所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购。授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》，每月对各类物品进行分析，并将物品进行分类，最终形成文件。
采购时间要求
一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门必须提前两个月下单采购。
采购部工作基本要求
所有大型采购项目都需要采购小组讨论签批授权，并得到酒店财务部的批准同意。所有采购物品都需要至少比较三家的价格和品质。所有采购物品的质量必须保持稳定一致。采购部工作人员必须对自己采购物品的价格和质量负责。采购部每半个月必须通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息，并整理成价格信息库，以书面形式向酒店财务部和董事会汇报。所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部必须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料必须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息，采购部每天必须录入采购部价格信息库。
采购审批程序
采购部门设立专职采购部门，接受总经办、财务部以及其他部门的监督，全面负责酒店的采购工作。所有采购物品都需要至少比较三家的价格和品质。所有采购物品的质量必须保持稳定一致。采购部工作人员必须对自己采购物品的价格和质量负责。采购部每半个月必须通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息，并整理成价格信息库，以书面形式向酒店财务部和董事会汇报。所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部必须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料必须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息，采购部每天必须录入采购部价格信息库。
采购项目的申请
部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。酒店所需商品由财务部负责安排采购；采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。