发票管理制度及流程通常包括以下几个方面:
发票领购
发票领购由专人负责,需持“办税员证”并填制准确、完整并加盖公章的“购领发票申请单”及尚未缴销的旧发票,根据实际需要的种类和数量领购。
发票保管
发票必须选择有安全保障措施的存放场所,并按照档案管理有关规定进行存放。
发票的基本联次(存根联、发票联、抵扣联、记账联)及相关资料必须保存5年以上,保存期满经税务机关检查后方可销毁。
发票使用
发票领用时需加盖“发票专用章”。
开具的发票必须字迹清楚、不得涂改、项目填写齐全、单位名称详细、票物相符,票面金额与实际收取金额相符。
不得虚开、错开、重开发票,不得将款项打至其他账户,非公司客户一律不能开具发票。
发票开具
开具发票时,业务员必须提供相应的开票依据,如本单位批销单及对方的开票准确信息,并核对无误后方可开具。
需要按码洋开票的情况下必须备案,收款后超出实洋部分扣除5%税点返款,超出码洋部分扣税点13%给予返款。
发票作废
如发生发票丢失,必须于当天书面报告税务局,并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。
错票必须一式几联同时作废,注明“误填作废”字样,并将作废发票的所有联次全部保存在发票原有位置。
发票管理责任
财务部负责向税务局申请、办理、购置、印刷统一发票和统一收据,并负责发票、收据的号码登记、发放、整理、回收、核销工作。
各部门负责所领用发票的号码登记、回收上缴财务部的核销工作及协同财务部做好对工作人员合法使用发票的培训工作。
提交开票人(业务员)对开票有提供准确信息,及开票后核对的义务。
发票检查与监督
财务人员及市场销售人员要严格遵守税法的各项规定。
定期和不定期检查发票的使用情况和登记情况。
对涂改发票、虚开发票、损(撕)毁发票,丢失或擅自销毁发票存根联以及发票登记簿,按税法规定,依法严肃查处。
发票信息登记
登记发票的领用日期、发票代码、发票号码、领用数量、开具日期、发票金额、受票方信息、作废发票号码及原因等详细信息,以便于对发票的流向和使用情况进行全程跟踪管理。
这些规定旨在确保发票管理的规范性和合法性,防止发票的滥用和税收流失,同时保障企业和消费者的合法权益。企业应根据自身实际情况,结合税务机关的相关规定,制定详细的发票管理制度和操作流程。