文件控制程序 是对公司质量管理体系所要求的文件进行一系列控制的过程，这些过程包括文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等。该程序旨在确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料，防止使用作废的文件，从而保持公司质量管理体系运行的符合性。
文件控制程序的关键组成部分包括：
文件分类
质量手册
程序文件
管理性文件（如公司规章制度、管理规范等）
质量记录
外来文件（如法律法规、政策文件等）
文件管理流程
文件起草申请
相关部门审核
指定部门人员批准（包括文件版本号、文件编号、文件名称等信息）
文件下发
文件培训
文件生效
文件使用
文件借阅
文件修订（按前述流程进行，但需重点说明修订原因）
文件控制措施
文件必须经过严格的审批和授权，确保其内容准确、及时、安全、统一
文件应进行版本控制，每次更改后需更新版本号和修订状态
各部门需编制《受控文件清单》，明确文件的有效版本和修订状态
文件更改需填写《文件更改单》，经过相关部门和责任者确认及最高管理层或管理者代表审批后方可实施
作废文件需加盖“作废”章，并进行回收或销毁，防止误用
文件借阅需填写相关审批表，确保文件的安全和正确使用
职责分配
品质管理课负责质量体系文件的控制、版本有效性管理以及文件的回收、保存和销毁
各部门负责对其使用的管理性文件进行控制
通过实施文件控制程序，企业能够确保其质量管理体系文件的完整性、准确性和有效性，从而提高工作效率和质量，降低风险。