普通采购流程通常包括以下几个步骤:
收集信息
通过不同渠道搜集潜在的供应商信息,如招标公告、行业刊物、互联网、供应商目录等。
询价
向潜在供应商发出询价单,要求他们提供产品或服务的详细报价和相关信息。
比价与议价
收集所有供应商的报价后,进行比较。与供应商进行多轮谈判,以达成最有利的价格和条款。
评估与决定
根据符合采购需求、质量、价格、供应商资质等因素确定最终供应商。
请购
生产或需求部门根据需求提出请购单,明确采购物品的名称、规格、数量、预算等。
订购
采购部门根据请购单发出采购订单给选定的供应商,明确交货期限、付款条件等。
协调与沟通
在采购过程中与供应商保持沟通,确保供应商能够按照订单要求准时交货。
催交
对供应商的交货进度进行跟踪,及时催促供应商按时交货。
进货验收
收到货物后,进行质量、数量等方面的检查,确保货物符合采购要求。
整理付款
完成验收后,根据采购合同进行付款,包括开具发票、记录应付账款等。
此外,有些情况下还会包括以下额外步骤:
供应商选择与考核:评估现有供应商的能力,包括经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等,并定期进行考核。
合同签订:与供应商签订正式的采购合同,明确双方的权利和义务。
交货验收:对收到的货物进行详细检查,确保数量和质量符合合同要求。
质检与退货:对货物进行质量检验,不合格的部分需要安排退货或补救措施。
财务结算:完成货物验收和发票核对后,进行财务结算,包括付款和账务处理。
这些步骤共同构成了普通采购的完整流程,确保采购活动的顺利进行和资源的有效利用。