程序的文件说明通常包括以下内容：
目的及适用范围：
简要说明为何要开展此项活动及涉及哪些方面。
定义：
本程序中涉及到的需说明的术语或名词，如没有则用“无”表示。
职责：
本程序由哪些人实施及权责和相互关系。
流程图：
列出过程各环节输入和输出关系。
作业程序：
逐步列出开展此项工作的细节，保持合理的编写程序，明确输入、转换的各个环节及输出的内容，包括物料、人员、信息、环节等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施。明确每个环节转换过程中各项工作由谁做、何时做、何地做、做什么、做到何种程度、怎么做、如何控制及要达到的要求，所需形成的记录及和报告及相应的审批手续。注明需要注意的任何例外或特殊情况。
相关文件：
与本程序文件实施相关联的文件。
记录表单：
明确使用该程序时所产生的记录表式和报告及记录保存和期限，并写明表式的编号和名称。
这些内容有助于确保程序文件内容的完整性、清晰性和可执行性，便于相关人员理解和执行程序。