上海验厂程序一般包括以下步骤:
首次会议
审核员进入工厂后,会召开一个简短的会议。
会议需要工厂的厂长以及生产、人事、工资和安全方面的主管和经理参加,有时还会邀请工会代表参加。
会议的目的是了解工厂的基本情况,如厂房、仓库和宿舍的分布,介绍验厂的目的、方法和时间安排,提出需要审核的文件资料清单,解释工人面谈的方法和要求,回答工厂代表提出的问题等。
现场检查
会议后,审核员会根据分工进行现场检查。
检查范围包括生产车间、仓库、宿舍、厕所、门卫及医务室等。
主要关注工厂是否存在童工强迫劳动、安全、消防及环保状况,以及工厂的生产运作情况。
有些客户验厂时,还需要对现场进行拍照存档。
文件审核
文件审核是客户验厂的重点,包括工厂简介、营业执照、员工守则、厂规厂纪、招工登记资料、劳动合同、工时记录、工资制度、工资表、福利政策、安全制度、培训记录、安全检查和演习记录等。
审核员会核算工时和工资的记录的完整性和正确性,确定工资福利是否符合法律要求。
文件审核还可以作为评估工厂整体管理水平的依据。
工人面谈
工人面谈是大多数客户验厂的必经程序,要求将工人面谈安排在工厂外或非工作时间进行。
面谈由审计师挑选工人,可以是工作点点人,也可以从抽签花名册中选择。
对于普通员工,工厂需要提供其员工档案、薪金、工作时间等信息。
面谈时要求管理人员回避,确保面谈结果不向管理层透露。
末次会议
审核员完成所有检查后,会召开末次会议。
在末次会议中,审核员会总结审核过程中的主要发现,包括存在的问题和改进建议。
工厂需要确认审核报告的内容,并在必要时提出申诉或补充材料。
审核报告
审核员会根据现场检查和文件审核的结果,编制详细的审核报告或正规的证书。
报告中会列出所有发现的问题点,并提供相应的照片和其他证据。
如果审核未通过,工厂需要根据审核员的意见进行整改,并提交改善报告(CAP报告)。
建议工厂在准备验厂时,提前准备好所有必要的文件和记录,并确保所有相关人员了解并熟悉验厂流程,以便顺利通过审核。