工会购买奖品的程序一般包括以下几个步骤:
需求明确
工会成员发起采购需求后,需明确礼品数量、规格、质量、价格和使用时间等细节,编制领导批准的需求申请书。
招标/询价
招标采购:适用于采购金额较大、采购规模较大的礼品或需要挑选质量更好的礼品。需要公开招标。
询价采购:适用于采购金额较小、采购规模较小的礼品。根据需求书向三家或三家以上的供应商请求报价,采用最低报价原则确定采购商。
评审定单
在收到竞价或招标申请后,设立采购评审小组,根据定单的条款,挑选一家或若干家供应商,最终确定采购商。
采购合同签订
经评审定单后,工会与采购商签订采购合同,约定购买时间、数量、质量标准、价格和相关的责任保证等事宜。
资金支付
支付合同订立所需的款项,工会在项目验收合格后付清货款。
此外,企业工会采购礼品还应遵循以下程序:
确定需求
根据员工需求和工会活动计划,确定所需礼品的种类、数量、质量要求等。
编制采购计划
根据需求确认,制定详细的采购计划,包括预算、采购时间安排等。
发布采购公告
根据采购计划,发布采购公告,公告应明确采购需求、投标截止时间、联系人等信息。
供应商评选
根据投标文件,评选供应商。评选应考虑供应商的信誉、资质、经验等因素。
签订合同
选定供应商后,与供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务。
采购管理
采购跟踪:对于已经开始执行的采购计划,应进行跟踪管理,确保按照计划进行,并及时解决采购过程中的问题和风险。
质量验收:收到礼品后,进行严格的质量验收,确保礼品符合要求并符合相关标准。
成本核算:对采购的礼品进行成本核算,了解采购成本,为今后的预算提供参考依据。
采购资金管理
资金预算:每年初,企业工会应制定礼品采购资金预算,根据工会活动计划确定预算金额。
这些程序确保了工会购买奖品的过程公开、透明,并且符合相关法律法规的要求。通过这些步骤,工会可以有效地采购到符合员工需求的高质量奖品。