公司公章管理办法通常包括以下几个关键方面:
总则
目的:明确制定制度的目的是为了加强公司公章管理,确保公章使用的规范性、安全性和合法性,维护公司利益。
适用范围:规定适用于公司及所属各部门、分支机构的各类公章,包括但不限于公司行政公章、合同专用章、财务专用章等。
管理原则:强调公章管理应遵循“专人负责、严格审批、规范使用、妥善保管”的原则。
公章的刻制与启用
刻制申请:由需使用公章的部门提出刻制申请,注明公章名称、用途、样式等信息,经公司高层审批同意后,由专人负责办理刻制手续。
刻制单位选择:明确应选择具有合法资质的刻制单位,并要求其在公安部门备案,确保公章刻制的合法性和规范性。
启用程序:规定新刻制的公章在启用前,应发布正式启用通知,注明启用日期、公章样式、使用范围等,并留存启用通知的备案记录。
公章的保管
保管人员:指定专人负责公章保管,保管人员应具备高度的责任心和忠诚度,签订保管责任书,明确其保管责任。
保管环境:公章应存放在专门的保险柜或带锁的文件柜中,确保存放环境安全,防止公章被盗、遗失或损坏。
保管交接:在保管人员发生变动时,应严格执行交接手续,填写交接清单,注明公章数量、状态、使用记录等信息,并由交接双方和监交人签字确认。
公章的使用
使用审批流程:详细列出各类公章使用的审批流程,如使用公司行政公章,需填写《公章使用申请表》,注明使用事由、使用部门、预计使用时间、盖章文件份数等信息,依次经部门负责人、分管领导、总经理审批同意。
使用登记:保管人员在收到经审批的申请表后,对用章情况进行详细登记,包括用章日期、用章部门、用章人、文件名称、用章事由、批准人等信息,确保公章使用有迹可循。
使用规范:公章应加盖在文件的指定位置,印迹清晰、端正,不得模糊或重影。
其他相关规定
印章的适用范围:明确公司公章适用于以公司名义上报国家机关或政府部门的重要公函和文件、以公司名义出具的证明和函件、下发的各类公司内部文件以及需要使用公司公章签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。
印章的管理职责:明确公司总经理负责公章的使用审批工作,行政部负责授权范围内的印章使用审批工作。
印章的刻制、启用与废止:规定公司印章的制发必须合法合格进行,刻制由公司各印章管理部门提出申请,填写《印章刻制申请表》,并经相关领导审批。新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
这些规定旨在确保公司公章的合法、规范和安全使用,防止印章滥用和丢失,从而维护公司的合法权益和声誉。各公司应根据自身实际情况,制定详细的实施细则,确保公章管理的有效执行。