档案目录表的格式通常包括以下要素:
标题
标题通常为“归档文件目录”或“档案目录表”等,应居中显示,字号要大于其他内容,以突出显示。
基本信息
全宗号:标识档案所属的全宗,如立档单位的名称或编号。
年度:归档文件的年份。
保管期限:文件的保管期限,如长期或短期。
机构:保存档案的机构或部门,如管理处、人事部等。
目录内容
序号:归档文件的顺序号。
档号:根据特定规则编制的文件编号。
文号:文件的发文字号。
责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
题名:文件的标题。
日期:文件的形成时间,通常以国际标准日期表示法标注年月日。
密级:文件的密级,如不涉及密级则不用标识。
页数:文件的页面总数。
备注:对文件情况的说明,例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
表格布局
表格宽度通常为170mm,列宽分别为10mm、20mm、20mm、70mm、20mm、10mm、20mm。
表格距离左侧纸边25mm,距离右侧纸边15mm,至顶端纸边距离为35mm。
表格首行字段部分高度为20mm,其余部分采用15行*15mm的分布。
标题部分使用小二号宋体加粗,字段部分使用四号仿宋体加粗,条目部分使用五号或小五号仿宋体,具体字号依字符数量而定。
备注信息
备注栏应详细填写对文件情况的说明,以便于后续管理和检索。
其他注意事项
档案目录表推荐由系统生成或使用电子表格进行编制,以提高效率和准确性。
对于不同类型的档案,如文书档案、科技档案、专业档案等,可以设置不同的目录格式,但基本结构应保持一致。
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全宗号: [单位名称]
年度: [年份]
保管期限: [长期/短期]
机构: [部门名称]
序号 | 档号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页数 | 备注
----|------|------|--------|------|------|------|------
1| [编号] | [文号] | [责任者] | [标题] | [日期] | [页数] | [备注]
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请根据具体需求和管理要求,调整上述格式和内容,以确保档案目录表的有效性和易用性。