会议方案的格式通常包括以下几个部分：
标题
标准写法由召开单位或范围、会议名称、文种名称（方案）构成，有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有：方案、筹备方案、筹备接待方案等。
开头
写明方案的送达机关。如果是需要上级机关批示的，就写送达上级机关名称；如果是需要下级知晓的，就写给与会机关或个人。开头部分一般写明召开会议的原由、根据、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等，对会议的根本要素进行说明，引出下文。
主体
一般要写明会议的宗旨、主题（内容、议题）、规模（与会人员）、议程、日程、会议形式、会务机构的组织和分工、会议经费、保障措施、筹备情况等事项。主体部分一般分条列项写出，相当于一般方案中的“目标要求”、“措施方法”、“实施步骤”。
结尾
结尾语部分的写作要根据会议方案的性质而定。如果是下级机关向上级机关的，可以写上类似请示结尾的用语，如“以上方案，当否，请批示”。
落款
一般写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。
此外，对于大型会议方案，可能还包括以下部分：
封面：
包括会议名称、会议时间和地点、主办单位和承办单位等信息，突出会议的主题和时间。
目录：
方便读者查阅和导航，包括具体的章节、标题和页码，建议按照会议的流程和议程进行组织。
会议议程：
按照时间顺序列出会议的具体内容，包括主题、演讲嘉宾、议程和时间安排等，建议使用表格或编号的方式呈现。
演讲嘉宾介绍：
在方案中进行介绍，包括其职称、经历和成就等，建议使用照片和简短的文字概括。
经费预算：
详细列出会议的经费预算，包括筹集经费的渠道和方式。
附件：
如有需要，可以附上相关的文件或资料，如会议日程安排、参会人员名单等。
以上是会议方案的基本格式和结构，具体内容可以根据实际情况进行调整和补充。