印章管理责任
公司授权办公室全面负责公司各类印章的管理工作,包括加盖印章、监督印章的使用和保管公司印章。
各持有公司印章的部门需建立印章使用登记表,记载印章使用情况,使用印章后需由经办人在印章使用登记表上进行登记。
印章使用权限
加盖印章均需经过公司总经理知情且同意,未经允许不得以任何理由加盖印章。
涉及需加盖印章的法律文件,需经公司总经理及法律顾问共同确认后,方可加盖。
财务部门依日常的权限及常规工作内容,自行使用财务印章、票据印章及法定代表人名章无须经上述程序。
印章保管
印章原则上不许带出公司,确因工作之需,将印章带出公司使用的,应事先填写《印章出厂登记表》,注明具体使用事项,经总经理批准后方可由具体人员携带使用,且不得作为其他事项及交由他人使用。
印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须立即向公司报告,不得以任何理由延误。
印章使用流程
任何部门在启用印章前,均需到综合管理部办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。
使用印章时,须严格审核签发手续是否齐全,法律文书、公文用印时,须将原件与副本核对无误后登记。
印章使用登记
凡加盖印章的文件,均需同时交办公室复印存档。
印章使用登记表应详细记载印章使用情况,包括使用日期、使用部门、使用人等信息。
印章遗失与处罚
违反印章使用管理规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
如发现印章被盗或有疑点,应立即报告保卫部门。
其他规定
印章管理应遵循保密要求,放在牢固的箱柜内,用后立即锁好。
节假日印章要严加保管,加锁密封,上班后认真检查。
通过以上规定,公司可以确保印章使用的合法性、合规性与安全性,有效防止印章滥用,保障公司资产和利益的安全。