当您遇到收据丢失的情况时，可以按照以下步骤进行说明和采取相应措施：
收据丢失情况说明
公司名义：如果丢失的是公司收据，应出具正式的公司证明文件，说明收据的编号、金额、丢失时间、地点以及已经采取的措施（如声明作废）。
个人名义：如果丢失的是个人收据，应提供个人身份证明和收据的详细信息，声明收据作废，并注明丢失的时间和地点。
采取的措施
联系商家：了解商家的收据丢失政策，看是否可以通过提供其他形式的证明（如银行转账记录、信用卡交易记录等）来替代丢失的收据。
联系银行或信用卡公司：如果是通过银行卡或信用卡支付，可以联系相关机构获取交易记录作为凭证。
寻找目击者或共同购买者：如果与他人共同购买，可以联系他们以获取共同购买的收据或其他相关信息。
法律途径：如果商家或银行不予认可，且确认为收据丢失，可以考虑通过法律途径解决，如向人民法院提起诉讼。
注意事项
及时声明作废：一旦发现收据丢失，应立即声明作废，避免日后产生不必要的纠纷。
保留证据：在采取上述措施时，应保留所有相关的通信记录和证明文件，以备不时之需。
注意时效：根据《民法典》的规定，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年，因此一旦发现收据丢失，应尽快采取行动。
通过以上步骤，您可以有效地处理收据丢失的情况，并减少由此带来的不便和损失。