总则
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,其管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展。为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,特制定本办法。
印章的领取和保管
公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。
印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。
公司建立印章管理卡或表,专人领取和归还印章情况在卡或表上予以记录。
印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
印章的使用
公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单,将其与所需印的文件一并逐级上报,经公司有关人员审核。
经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。
印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。
在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。
公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。
财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存,定期整理后交办公室归档。
印章的保管和使用风险控制
印章保管人员若发生变更时,应填写《印章交接表》,并有第三方鉴证人,办好印章移交手续后报备人事行政部存档。
印章保管人员因事离岗时,须由相关部门负责人指定人员暂时代管,以免贻误工作。
印章保管人员须妥善保管印章,若有遗失,须立即向公司报备,同时应依法公告作废。
原则上不允许将印章带出公司,却因工作需要部门或个人出现用印需求时,须提前通过集团OA系统向董办提交印章借用申请或印章使用印申请,同时上传用印资料文件,说明用印原因、用印份数,进行流程审批。
法律责任
明确印章管理人员的职权,未依规私盖印章给公司造成经济损失的责任。
对加盖公章的材料,应注意落款单位与印章一致,用印位置恰当,图形清晰,对多页的合同等文件要盖骑缝章。
需要签名和盖章的文件,应先签名后盖章。
对外出具的函件、法律文书使用公章应经总经理审批同意。
印章的雕刻和启用
印章雕刻的申请、审核和批准:由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请,经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核,集团总经理批准方可雕刻。
印章雕刻:经过批准后的雕刻申请,统一由采购部办理。
新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。
印章启用应报公司主要负责人批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。
印章的停用和销毁
印章保管员提出印章停用、销毁申请,报公司主要负责人审批。
停用和销毁印章时,需按照相关规定进行,确保印章的合法性和安全性。
这些管理办法旨在确保公司印章的合法性、严肃性和安全性,防范违法行为,维护公司利益。各公司可根据自身情况,参照以上要点制定详细的印章管理制度。