内控小组变更程序可以参照以下步骤进行编写:
变更申请
由需要发生变更的岗位责任人员向综合中心口头提出申请。
综合中心下发已编号的变更申请表,并在变更登记表中登记。
填写变更申请表
申请人需按以下要求填写“变更申请表”:
变更名称:明确变更的主题及变更类型。
变更理由:描述变更提出的原因。
变更内容:说明“原来内容”(原来版本号)、“修改后内容”(修改后版本号),文件应写完整编号。
申请人、申请日期及所属部门。
部门负责人评估
申请部门负责人需对变更进行评估,并签署意见:
列出本部门变更的工作计划和受变更影响的部门。
若同意变更申请,需提出变更涉及的本部门文件及完成变更工作计划。
若不同意变更申请,需书面说明理由。
分发变更申请
变更申请部门将变更申请书分送到各相关部门。
各相关部门负责人在收到变更申请后,需对变更申请部门的申请及变更工作计划进行评估,并在相关部门评估意见栏注明部门、意见并签名。若同意变更申请,需提出变更涉及的本部门文件及完成变更工作计划。若不同意变更申请,需书面说明理由。
综合中心评估
由变更申请部门收集各相关部门已完成评估及变更工作计划的“变更申请表”后,上交综合中心。
综合中心在收到各部门提交的“变更申请表”后,对所有相关部门的评估进行综合评估,并提出评估意见。
管理者代表批准
管理者代表对所有变更申请和实施方案进展进行批准。
实施变更
对经批准的变更申请和计划负责实施,并将实施情况书面报告给综合中心。
变更管理
综合中心负责变更的管理,指定专人负责变更控制工作,界定变更分类,组织变更评估和审核,制订变更实施计划,跟踪变更的实施,对变更效果进行评价,并及时反馈变更信息。
通过以上步骤,可以确保内控小组的变更程序规范、有序,从而有效控制变更过程,确保变更后过程持续符合管理体系要求。