当报销程序混乱时，可以采取以下措施进行改进：
制定明确的报销流程
制定一个详细的费用报销流程，并经过领导审批后全公司统一执行。规定一个统一时段进行统一报销，提前准备好资金，以便各部门提前告知大概需要报销的金额。
规范报销单据
报销人员需确保票据真实、合法、有效且内容完整。填写统一格式的报销单，详细注明报销事项、金额、用途，并附上相应的附件，如会议纪要、合同、协议、发票等，确保每一笔报销费用都有迹可循、有据可依。
明确责任人
确定一个专门的责任人，负责费用报销流程的制定和监督，以及员工的培训和指导，确保费用报销流程的顺利执行。
设定报销标准和规范
设定费用报销的标准和规范，明确各种费用的报销范围和标准，参照本行业的普遍性，规定各个环节的处理方式和时间，以及审核和审批的流程和标准，确保费用报销的透明度和合规性。
利用数字化工具
使用财务管理软件或专门的报销系统，实现在线填写、上传发票和凭证、在线审批和报销等功能，提高报销的效率和准确性，减轻员工和企业的负担。
加强内控管理
加大学习力度，明确政策规定，强化内控管理，加强报销审核，确保报销工作的合规性和准确性。
选择合适的财务软件
通过使用财务软件进行各项工作管理，尤其是针对财务部门报销工作管理会更加简单，因为可以解决人工工作流程可能出现的各种问题，降低工作差错率，提高工作效率，保证工作质量。
提高财务部门工作管理意识
财务部门工作管理意识也非常重要，必须要合理进行工作分配，同时要进行高效管理，让报销工作自然就会更为简单和轻松。
定期审计和检查
定期对报销流程进行审计和检查，发现问题及时改进，确保报销流程的持续优化。
通过以上措施，可以有效改善报销程序混乱的问题，提高报销效率，确保费用报销的合规性和准确性。