工程采购程序可以根据不同的采购类型(如甲供材料、甲定乙供、甲方签证材料)进行划分,以下是一个通用的工程采购程序框架,适用于大多数情况:
采购计划制定
根据项目需求制定采购计划,明确采购物品型号、数量、预算等。
采购计划需经过相关部门审核和批准,确保合理性和可行性。
供应商选择与询价
根据采购计划,确定所需材料设备的品牌、供应商范围(不少于三家)。
向选定的供应商发出标书,要求提供详细的技术参数、报价、交货时间等信息。
收集各供应商的标书,并组织技术部门进行分析、讨论,制定最佳方案。
招标与评标
组织相关部门参与技术标、商务标的询标、议标工作。
根据询标结果和实地考察情况,综合各部门意见,做出供方评价。
初步议定最佳供应厂商,并汇总上报。若存在分歧,可组织下一轮招投标。
合同签订
经领导审批后,最终确定中标单位。
采购部根据审定供应商及询标意见起草采购合同。
组织相关部门进行合同会审,最终定稿,双方签约。
采购执行
项目工程管理部与采购部配合,按工程进度和合同要求分批或一次性购货。
采购部负责跟踪合同履行情况,确保供应商按时交货。
验收与付款
收到货物后,组织工程部门进行验收,确保数量和质量符合合同要求。
验收合格后,按照合同约定进行付款。若存在质量问题,及时与供应商联系并进行处理。
供应商管理
负责工程供方资质审查及履约评估。
建立供应商信息库,记录供应商履约情况,为后续采购提供参考。
采购资料归档
完整保存采购过程中的招标文件、合同、验收记录等相关资料。
定期对采购资料进行整理、归档,确保资料完整、可追溯。
以上是一个较为通用的工程采购程序框架,具体实施过程中可根据实际情况进行调整和优化。