收账程序可以根据不同的情境和需求有所调整,但大体上可以按照以下步骤进行:
受理收款业务
查看收款依据是否齐备,包括合同、发票、收据等。
审核现金来源
确认现金来源的合理性和合法性。
当面清点现金
确保收付两清,一笔一清,防止错误和欺诈。
开具收款凭据
在收款凭据和收款依据上加盖“现金收讫”印鉴。
编制记账凭证
根据收款收据记账联和收款依据,编制记账凭证。
登记现金日记账
根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
委托收款结算
填写“委托收款结算凭证”并提供收款依据,委托银行收款。
银行传递收款单证,并通知付款单位在付款期限内付款。
付款单位开户银行划转款项。
收账程序
发货后第一天:电话、传真,礼貌提示客户是否接到到款通知单。
第五天:电话、传真,再度提示并发送正式催讨信。
15天后:电话、传真、信函,询问情况,了解对方态度。
20天后:传真,严肃通知,出示证据。
24天后:通知、拜访,表示不满。
30天后:传真、信函,严肃通知立即停止供货,取消信用额度。
45天后:传真、对话,催账级别升高。
60天后:传真、电话、信函,最后一次通话,发出第四封信。
90天后:传真、信函,发出最后通牒,同时与专业追账公司接触。
120天后:委托追账,在追账待遇上签约。
210天后:委托律师,进行法律诉讼。
注意事项
在收款过程中,注意点清数目,提防假币。
开收据时字迹清晰明了,严禁涂改。
收据与钱款保存妥当,一起上交财务,由财务签收后备案保存。
这些步骤可以帮助确保收账过程的顺利进行,并最大限度地减少坏账和收账费用。根据具体情况,可以灵活调整收账程序,以确保收款的安全和效率。