使用软件做外账账单的步骤如下：
选择合适的软件：
推荐使用柠檬云、金蝶、浪潮等账套软件。如果选择手工记账，可以使用Excel或Word文档创建账目表格。
建立账套系统：
在软件中建立自己的账套系统。这一步在手工记账时可以忽略。
会计人员审核：
找到专业的会计人员对原始凭证进行审核，包括发票真假、金额和日期等。
填制记账凭证：
根据审核后的原始凭证填制记账凭证，注意科目选择和金额的正确性，确保符合法律法规的规定。
账簿建立：
建立总账、明细账、利润表等。
报表生成：
软件自动生成表格汇总，或手工根据余额表编制利润表和资产负债表。
财务报表编制：
根据会计准则调整账目，编制财务报表。
保存和核对凭证：
保存所有收据和凭证，以便核对和审计。
使用ERP软件：
ERP软件可以实现财务数据自动化、提高工作效率、减少人为错误、实现实时监控等功能。通过集成企业的各个业务模块，自动生成各类财务报表，实现财务数据的自动化管理。
使用专门的外账财务软件：
如QuickBooks，它拥有完善的财务管理功能，如应收、应付款管理、财务报表分析等，还可支持支付宝等第三方支付账户，可大幅提升财务管理的准确性和效率。
电子账单和银行对账：
申请电子账单并查看，以及进行银行对账，确保账目一致。
外币账户管理：
对于涉及外币交易的企业，使用软件管理外币账户，包括添加外币种类及汇率、创建或选择对应的外币账户、进行外币交易录入、自动换算成本币金额等。
通过以上步骤，企业可以更高效、准确地完成外账账单的编制和管理。建议选择适合自己企业规模和业务需求的软件，并确保会计人员具备专业知识和审核能力，以保证外账的准确性和合规性。