收到软件法务函时，企业和个人应当采取以下步骤进行回复：
确认收到并回复
首先，确认已经收到法务函，并在规定时间内回复，表明自己已经了解了法务函的内容，并针对其中的要求和指控进行回复。
自查并收集证据
企业应进行自查，确定是否确实存在侵权行为。如果企业员工安装了相关软件，应要求员工停止使用并删除相关软件，同时搜集免责事由的相关证据，例如员工并非出于商业目的安装/使用相关软件。
提出异议或申诉
如果个人认为法务函中的指控或要求存在不妥或错误，可以提出异议或申诉，并提供相关证据和材料。
寻求法律援助
如果对法务函的内容存在疑问或无法自行处理，可以寻求法律援助，咨询律师或法律专业人士的意见。
保持冷静和理性
在整个过程中，应保持冷静和理性，不要因为情绪激动而采取过激的行动。态度强硬但合法合规地应对，表明企业或个人有足够的准备应对可能的法律诉讼。
避免逃避和虚假陈述
不要采取逃避策略，如假装没收到法务函或签署无关人士的名字接收法务函。同时，避免提供虚假信息或误导对方。
及时采取措施
如果确认存在侵权行为，应尽快采取措施进行整改，例如卸载盗版软件并安装正版软件，以减少进一步的法律责任。
准备应对诉讼
如果对方威胁要提起诉讼，企业应做好应对诉讼的准备，包括收集证据、整理法律文件等，并在必要时寻求专业律师的帮助。
通过以上步骤，可以有效地应对软件法务函，并维护企业或个人的合法权益。