软件备案退税的步骤如下：
申请软件著作权
在销售软件产品之前，需要为软件产品申请著作权。这包括准备软件源程序代码、软件操作手册、委托办理文件以及营业执照复印件等材料。
进行软件增值税即征即退优惠登记备案
完成软件著作权申请后，企业应前往当地税务局进行增值税即征即退资格的登记备案。这一步骤确保企业具备享受退税政策的资格。
签订业务合同
在销售软件产品时，务必签订详细的销售合同。合同中的软件产品名称必须与软件著作权证书上的名称完全一致，以免影响备案和后续退税流程。
开具软件发票
软件产品销售完成后，企业需开具增值税发票。发票上的软件产品名称同样要与软件著作权登记证书上的名称一致，保证信息的准确性和连贯性。
增值税纳税申报
进入纳税申报阶段，企业需在电子税务局进行增值税的纳税申报。准确填写相关信息，确保申报无误。
电子税务局申请退税
完成增值税申报后，企业还需在电子税务局申请退税。按照系统提示操作，提交所需材料，等待审核通过后即可获得退税。
准备出口退税备案材料
对于出口软件，出口方需要将其出口软件报关时，在相关企业中心（国家税务总局）登记备案。备案材料包括《申报书》、《原产地证明书》、出口软件的发货单（或发票）、出口合同和进口商的营业执照原件及复印件等。
填写出口软件出口退税申报书
出口方应按照《出口软件出口退税申报书》的要求填写申报书，并把备案材料递交至企业中心。企业中心审核备案材料，如果备案材料无误，正式备案出口软件出口退税，并出具《出口软件出口退税备案表》。
提交退税申请
企业在首次纳税申报时进行备案，填写《纳税人减免税登记备案申请表》。在申请退税时，需提交一系列资料，包括退税申请表、退税申请报告、增值税申报表、税票或完税证明复印件、软件发票清单、一般纳税人资格认定证明、税务资格备案表、软著以及软件产品登记测评报告等。
发票开具与备案
开具增值税发票时，销货单位、商品名称、型号、金额等信息需填写齐全，发票中的软件名称必须与《软件产品登记证书》一致。若同时销售自产软件与其他产品，需在同一张发票中列出，并注明软件名称。
填写退税申报表
在《本期销售情况明细》的“即征即退”栏次中填列软件产品销售数据，确保销售额、销项税额正确填写。申报表主表会自动生成部分数据，但需手动填写销项税额、进项税额等项，并按规定分摊进项税额。
关注税务部门通知
在整个退税过程中，企业需密切关注税务部门的通知，以免错过任何环节。审核通过后，企业需按要求完成后续操作，如签订协议等，最终收到退税款项。
以上步骤涵盖了软件备案退税的各个方面，确保企业能够顺利进行退税申请。