采购软件系统项目是一个复杂的过程，需要仔细规划和执行。以下是一些关键步骤和注意事项：
需求分析
明确关键需求：内部产品经理需要对业务需求进行深入分析，明确项目的背景、目标、用户、使用场景和使用频率等关键问题。
需求调研文档：通过以上问题的解答，团队会得到一份需求调研文档，为后续的采购过程打下坚实的基础。
厂商寻源
精准定位合适供应商：项目经理与产品经理会开始厂商寻源工作，寻源途径包括以往合作的厂商、同事推荐、行业友商推荐、网络搜索和行业报告。
调研过程：对寻源阶段纳入调研范围的厂商进行层层筛选，最终邀请意向度最高的厂商进入POC（可行性验证）阶段。
POC测试
验证可行性：在正式采购产品前，验证潜在厂商是否能够满足需求和满足情况。这包括POC机器申请、环境部署、实施和演示等环节。
POC报告：总结本次POC情况，全面对比不同厂商所提供产品的优劣。
选型评估
评估标准：根据需求调研文档和POC测试结果，评估各厂商的综合实力、产品特点、服务客户和技术能力等。
重新翻阅RFP或使用评估清单模板：比较不同解决方案，选择性价比最高、最适合企业需求和长期目标的方案。
商务谈判
提交RFP（需求建议书）：明确项目目标、范围和技术要求，确保供应商能够理解并满足企业需求。
软件演示：安排关键需求的演示，关注供应商的解决方案是否贴合企业实际需求。
合同签订：与供应商商定价格、售后服务、付款事项等，确保双方权益得到保障。
系统实施和验收
实施计划：在采购环节确定项目实施计划，避免实施环节的项目延期风险。
系统验收：完成软件安装、配置和测试，确保系统满足企业需求并稳定运行。
后期维护
选择好的软件经销商：负责卖软件给企业，并提供培训、售后服务等。
定期评估和优化：定期评估软件的使用情况，根据企业需求进行功能优化和升级。
通过以上步骤，企业可以更加系统地采购软件系统项目，确保项目的成功实施和运行。建议在采购过程中，与ERP顾问合作，分享他们对解决方案的高级知识，以便更好地选择适合企业的软件系统。