填写软件记录药店时，应当遵循以下步骤和要求：
基本要求
使用黑色水性笔填写记录，不得涂改、粘贴或留有空行。
逐行填写记录，不得打省略号。
记录有误时，用直尺划一横线（红色），并在旁边注明更正日期和更正人姓名，然后另取一行重新填写正确的内容。
每项记录都要加上公司统一印制的专用封面，并用塑料杆夹固定放入资料盒中备查。封面应填写记录名称及起始日期。
记录要求真实、完整、及时、规范。
记录种类
环境监测控制：包括门店温湿度记录、冷藏柜温湿度记录、养护设备使用记录（如空调、冷藏柜）、设备定期检查维修保养档案表、员工个人健康档案表及汇总表等。
进货验收：包括配送凭证签单、中药饮片装斗复核记录、退货清单等。
药品养护：包括药品养护记录、中药饮片养护记录、近效期药品催销表等。
销售及售后服务：包括药品拆零记录、处方及处方临摹记录、顾客用药咨询记录、顾客意见及投诉受理表及回复、培训与会议记录（如培训档案、培训用会议记录、培训教材、门店年度培训计划、门店培训登记卡、个人培训记录表、培训考核记录）等。
质量管理制度检查考核记录：包括值班记录、问题改进和措施跟踪记录、质量管理制度执行情况自查考核表等。
质量控制记录：包括信息分析处理记录、药品不良反应报告表、质量查询记录、不合格药品台账、质量事故处理记录等。
记录填写具体要求
温湿度记录应先填好店名、月份适宜温度范围（手工填写）。
药品养护温湿度记录应含有冰箱记录在内（药房、药库各一份）。
药品不良反应记录表应每月一份。
近效期药品警示标志牌应每月一份，距离效期时间半年内的药品需特别标注。
药品拆零记录应详细记录。
药品验收台帐记录应详细记录。
医师签名留样备份，每年更新一次。
质量员登陆后，在“业务管理”里进行用户管理和权限分配，确保每个员工只能访问其权限范围内的信息。
在“业务管理”里填写分店信息档案和药品仓库维护，确保信息准确无误。
通过遵循以上步骤和要求，可以确保软件记录药店的准确性和完整性，从而提高药店的运营效率和管理水平。