直购程序通常包括以下几个步骤:
收集信息
确定采购需求,明确所需物资或服务的规格、数量、预算等。
收集潜在供应商的信息,包括内部供应商、供应商信息库、行业刊物、互联网等。
询价
向潜在供应商发出询价单,要求提供产品或服务的详细报价和相关信息。
供应商提交报价单和其他相关文件,如产品目录、技术规格、交货期等。
比价与议价
对收到的报价单进行比较,分析各供应商的价格、质量、交货期等条件。
与供应商进行多轮议价,最终确定最优惠的价格和条款。
评估与索样
对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估。
向选定的供应商索取样品,进行质量检验和测试,确保其符合采购要求。
决定与请购
根据评估结果,确定最终的供应商和采购方案。
填写请购单,明确采购的物资或服务、数量、价格、交货期等,并提交给相关部门或领导审批。
订购与协调沟通
向供应商下达正式采购订单,明确双方的权利和义务。
与供应商保持密切沟通,确保订单执行的顺利进行。
催交与进货验收
定期跟踪供应商的生产进度,确保按时交货。
收到货物后,进行严格的验收,确保货物符合合同要求。
整理付款
根据合同约定的付款条款,进行付款操作。
整理相关单据,进行财务结算。
采购后评估
对整个采购过程进行总结和评估,总结经验教训。
对供应商的履约情况进行评价,为今后的采购活动提供参考。
这些步骤构成了直购程序的基本框架,确保采购活动的规范、高效和透明。