酒店的采购程序通常包括以下几个步骤：
市场调查
采购部、各餐厅厨师长、成本控制、行政总厨（如需要）参与。
定期进行市场调查，如每半月一次，以了解食品价格和质量。
准备市场调查前，成本控制从系统中导出采购量较大的食品明细单作为重点被查项目，并准备少量现金用于市场采购样品。
供应商评定
财务物资部及服务选购部门负责供方评定的组织工作。
物资选购领导小组负责对供方的评定工作，包括考察供方的工作场所、设施结构和质量保证体系。
评定内容涵盖供方是否具备满足酒店所需产品和服务质量要求的能力，包括质量、价格、交期和协作要求。
制定采购计划
各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测编制采购计划和预算，报财务部审核。
计划外采购或临时增加的项目需制定计划或报告财务部审核。
采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
审批采购计划
财务部汇总各部门的采购计划和报告并进行审核。
财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。
将汇总的采购计划和预算报总经理审批，经批准的采购计划交财务总监监督实施。
物资采购
采购员根据核准的采购计划进行采购，保证及时供应。
大宗用品或长期需用的物资可签订长期供货协议。
餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部。
计划外和临时少量急需品经总经理或授权部门经理批准后可进行采购。
物资验收入库
无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。
仓管员验收根据订货的样板，按质按量对发票验收，并在发票上签名或发给验收单。
报销及付款
采购员完成采购后，需按酒店报销流程进行报销并获得付款。
紧急采购
紧急采购需财务副总监、副总经理、业主代表兼常务副总、总经理同意，可先购买事后按正常流程填写采购申请审批。
紧急采购的货品必须由收货部验收并记录，非工作日需由当日值班经理、保安主管和使用部门经理在监控下完成收货并签字验收。
采购渠道选择
酒店用品采购渠道的选择直接影响到成本、质量、供应稳定性及运营效率。
采购渠道包括直接与制造商合作、电商平台等，需综合考虑各方面因素。
供应商选择与管理
酒店需对供应商进行严格筛选，确保其产品质量和服务满足要求。
定期对供应商进行评估和调整，以保证采购渠道的持续优化。
通过以上步骤，酒店可以确保采购活动的有效性、合规性和高效性，从而满足运营需求并控制成本。