规范凭证装订程序通常包括以下几个步骤:
前期准备
整理凭证,确保凭证及其附件完整无缺,并按照日期或编号顺序排列。
检查凭证上的日期、编号是否齐全,确保没有遗漏或错误。
摘除凭证内的金属物,如订书钉、大头针、回形针等,以防在装订过程中损坏凭证。
对面积较大的原始凭证进行折叠,使其大小与记账凭证一致,并避开装订线,以便翻阅。
封面填写
填写记账凭证封面,包括单位名称、凭证种类、起止号码、凭证张数、财务主管、经办人员签章等信息。
编写案卷号,并按照编号顺序入柜,同时在显露处标明凭证种类编号,便于调阅。
打孔与装订
使用打孔器在凭证的左上角打孔,孔的位置和两孔的距离需要特别注意。
穿过针线,线绳最好把凭证两端也系上,确保装订牢固。在背面线打结,并在封角上抹固体胶。
将封角延虚线斜向上折叠,反到背面继续整齐折叠,使封面与凭证紧密贴合。
包角与整理
根据打孔装订方式不同,选择合适的包边方式,如左上三角包边、左侧裹背包边等,将包角纸往后翻,压平,上侧成90度,并裁剪包角纸,用包角纸将线绳遮盖并粘牢。
将装订好的凭证放进凭证盒,并在盒脊上填好相关要素。
后续管理
每个月装订一次凭证,并按年分月编码后妥善保管归档。
凭证装订后,应确保凭证和附件整齐装订,并在封面注明会计年度、会计月份、凭证编号范围等信息,便于后续的档案管理。
其他注意事项
凭证粘贴时,票据应正面朝上,开口向右,不得超出粘贴限定范围,并按照从小到大的顺序均匀粘贴。
对于同一经办人、纸张大小一致、金额相同的票据应粘贴在一起,避免颠倒放置或粘贴。
装订凭证时,应使用统一的装订方式,确保不易脱落,并且方便后续的查询和处理。
通过遵循以上步骤,可以确保凭证装订的规范性和高效性,便于日后的核算、审计和管理。