会议的拟定程序通常包括以下几个步骤：
明确会议目的与议题
确定会议想要传达的信息、是否需要做出决策、解决特定问题、收集反馈及意见等。
列出会议所涉及的议题，并按照时间顺序排列，确保每个议题清晰明确。
确定会议时间和地点
选择合适的会议时间，避免与参会人员的其他重要事项冲突。
确定会议地点，考虑到会议规模和参会人员的交通便利性，确保场地合适且能够容纳所有参会人员。
选择会议主持人和记录员
选择一个经验丰富的工作人员或领导作为会议主持人，负责掌控会场和引导讨论。
确定一名记录员，用于记录会议总结和决策点，可以在前期与会议参与者协商确定。
拟定会议议程、日程和程序
根据会议目的、时间、地点及主持人和记录员，拟定一份会议议程，按时间顺序列出议题，并进行简要介绍和分析。
制定会议日程，将会议期间每天的活动列出，采用简短文字或表格方式。
安排会议程序，包括开场白、议题讨论、决策和行动计划等，确保会议高效有序进行。
准备相关资料和材料
整理会议相关的报告、文件、数据及统计资料等。
准备与会议议题相关的文件和意见，确保参会人员能够充分了解讨论内容。
提出与会人员名单
确定与会人员的范围和具体名单，包括关键人员和专业人士，确保有关人员能够参与会议并发挥其专业能力。
下发会议通知
起草会议通知，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等，确保表述准确、条理清楚。
通过电话或书面通知参会人员，确保通知及时且准确，避免重发、错发、漏发。
会前准备
按照时间准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。
确定参会人员的行程，确保按时到会。
准备桌签、安排桌次，并形成会议指南。
摆放茶水、纸笔等，确保会议环境舒适。
召开会议
由主持人主持，按照会议议程和程序进行讨论，记录员做好记录。
提前准备好主持词，并摆放到位，确保会议顺利进行。
结束会议
总结会议内容，确保会议目标得以实现。
宣布会议结束，确保所有参会人员了解后续行动计划。
以上步骤可以根据具体会议的需求和规模进行适当调整，以确保会议的顺利进行和达到预期效果。