移交归档程序通常包括以下几个步骤:
编制移交目录
移交案卷目录或归档文件目录是向机关档案室移交档案文件的名册,揭示应移交档案文件的内容和成分,统计案卷或文件的数量。该目录需要一式三份,分别由移交部门、接收部门和档案室保存。
准备资料
提交移交报告到当地的档案管理部门。
准备移交档案的相关资料,包括案卷目录、全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、说明文件以及需要备份的电子档案数据等。
档案整理与审核
移交方需对档案进行分类、整理、编序号,并根据档案目录和索引建立档号、编号,编制档案目录并按清单规范上。
相关单位负责人和档案管理负责人需对档案进行审核,确保档案符合归档要求。
移交手续
档案管理部门要对案卷进行严格检查,检查案卷质量、数量等,确保与移交目录相符。
办理移交手续时,交接双方各拿一份移交目录,核对无误后,双方均应在移交目录和移交备考表上签字确认。
档案接收与整理
档案馆接收档案时,首先要检查文件材料质量,符合要求后,方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点,经查对无误,方可办理登记与签收手续。
接收档案后,需按照规范化标准要求,进行整理、装订,并填写封面题名、起止年代、保管期限、密级划分等信息。
后续管理
档案移交后,档案室需建立完整的档案管理制度,对档案进行科学管理,确保档案的安全与完整。
建议在实际操作过程中,严格按照上述步骤进行,确保档案移交的准确性和高效性。