装订程序通常包括以下步骤:
准备工作
收集需要装订的文档。
根据文件需要,准备好装订工具和材料,如剪刀、尺子、木板、大针、装订绳等。
用铅笔在文档上标明装订位置,防止装订时文档偏移。
整理文件
填写记账凭证封面。
整理记账凭证,确保文件整齐有序。
用打孔机在凭证的左上角打孔。
用大针引线绳穿过钻好的孔,将凭证缝牢,线绳最好把凭证两端也系上。现在大部分单位使用装订机直接胶管封胶,不需要用穿针引线。
装订操作
将文件夹夹紧,并用胶带将封面捆绑固定。
打开装订机,将文件夹放入装订台上,将钩针放入装订台的钮扣内,按装订机的要求进行调整。
将钩针插入文件夹的边缘,然后按装订机的要求推入推出,直到文件装订完成。
观察装订效果,确认文件装订质量达标。
检查与整理
检查装订机的使用传动带、轴承等,确保机器处于完善状态。
检查文件是否正确、严密地装订。
检查文件是否存在损毁,确保文件完整。
后续处理
将装订好的凭证放进凭证盒,并在盒脊上填好相关要素。
对于特殊要求的文件,如案卷装订,还需要进行额外的处理,如物质准备、迁校卷内文件材料、处理文件材料等。
归档
将装订好的文件归档,确保文件的安全和易于查找。
这些步骤可能因不同的装订需求和方法有所调整,但基本流程是相似的。在实际操作中,还需要根据具体情况进行适当的调整和优化。