自选采购程序是指采购人根据自身需求,在适当的授权范围内,直接选择供应商并购买产品或服务的过程。具体流程如下:
寻找供应商并采购
申购人自行寻找合适的供应商,并进行采购。这一过程可能包括市场调查、比较不同供应商的价格、质量、供货能力等。
验收
采购人采购到货物后,需要会同本部门其他员工对货物进行验收。验收过程必须有两人以上签字确认,以确保货物符合采购要求。
申付
采购人整理签收好的发票等票据,填写费用报销单,并提出申付请求,提交给审批部门。这一过程需要采购项目经办人和单位负责人共同签字确认。
报销
审批通过的报销单交财务部门进行报销付款。财务和采购部门负责对各系统自行采购情况进行审计,确保采购活动的合规性。
存档备案
采购活动结束后,采购单位需要建立档案,包括供应商信息、采购合同、验收记录等,以便后续管理和审计。
建议
明确授权范围:采购人在进行自选采购时,应明确自身的授权范围,确保采购活动的合法性和合规性。
规范流程:采购人应制定详细的采购流程,确保每一步操作都有据可依,避免出现管理漏洞。
加强监督:采购人应加强对采购活动的监督,确保采购过程的公开、公平、公正,防止腐败和浪费。
建立档案:采购活动结束后,应及时整理和归档相关文件,以便后续审计和查询。