会务流行程序是指 为会议服务的各种具体事务工作,其主要包括以下几个方面:
会议预案制定:
包括会名、会期、会场、与会者的资格与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程等。
准备会议文件:
涉及会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。
会议通知:
包括会议通知的拟议与分发,必须及时,重要会议还需要跟踪落实,了解对方能否如期出席会议。
会前检查:
包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查,汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题,重点是会议文件材料;现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。
会议进行时的具体服务:
包括会间制度(如签到制度、候会制度)、会议的记录、简报的编写与印发等,大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等。
会议结束时的会务工作:
包括对会议内容的总结、会议纪要的撰写与分发、会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等,以及会务工作总结、代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。
此外,会务工作程序还涉及以下方面:
筹备会议:
确定会议的目的、时间、人员及其他相关事宜,筹备会议地点及其他必要的会议设施,及时发布会议通知,安排会议参会人的行程,完成其他筹备工作。
召开会议:
主持会议时要注意会议的进度和秩序,记录会议过程并保存会议记录,同时负责协调会议中出现的问题和纠纷。
会议安全:
确保会议安全,落实会议安全预案,制定及落实安全防范措施,保证信息沟通畅通,促进会议的顺利进行。
合理安排会务工作人员:
要求工作人员着装统一整洁,接待人员要求化淡妆,坐站姿势规范端庄,确保整体形象专业得体。
文件准备:
包括安排会议议题、议程、程序,准备会议文件(主报告、领导讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等),制发会议通知,收集确定名单等。
会场准备:
包括会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生、安全警卫等。
后勤保障准备:
包括文件装袋、房间分配、伙食标准、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等。
会间服务:
包括签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、安全警卫、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等。
会议善后:
包括会议文件清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。
综上所述,会务流行程序涵盖了从会议筹备到结束后的所有环节,旨在确保会议的顺利进行和高效完成。