单位发函的模板通常包括以下几个部分：
标题
标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成，如“XXX公司关于XXX事项的函”。有时也可省略发文机关，直接由事由和文种组成，如“关于XXX事项的函”。
标题应简明扼要，准确概括函件的主要内容。
主送机关
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。
复函的主送机关即来函单位。
确保主送机关名称准确无误，避免使用简称或缩写造成误解。
正文
开头：简述发函的缘由、目的或依据。复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等，以表明是对哪封来函的回复。
主体：清晰、具体地阐述发函的主要事项。无论是商洽、询问、告知还是请求，都应明确表述，并尽量做到一事一函，避免内容繁杂。
结尾：用礼貌性语言向对方提出希望、请求或要求对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。结语根据函的不同类型选择合适的结语，如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等，也可使用“此致”、“敬礼”等普通信件的结束语。
落款
在正文右下方署名并加盖公章。如果是单位发出的函，应写明单位全称；如果是个人发出的函，应写明个人姓名。
日期：在落款下方写明成文日期，一般用阿拉伯数字书写，如“2024年8月3日”。
标题：关于XXX事项的函
主送机关：XX大学文学院
正文：
尊敬的XX大学文学院领导：
您好!
本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质，我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。
如蒙慨允，恳请函复为盼。
此致
敬礼!
XX集团公司
2024年8月12日
落款：
XX集团公司（印章）
2024年8月12日
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