公司办公室的职责主要包括以下几个方面:
综合协调:
负责公司日常事务的综合协调工作,确保公司高效运转。
制度管理:
负责公司办公、行政规章制度的建立、健全与完善,并督查规章制度的执行情况。
会议管理:
负责公司级会议的组织、准备和记录整理工作,督办会议内容和领导决议,编写、发放公司会议纪要。
文件管理:
负责外来公文的分类、登记、传递、催办工作,负责来信来访、文件材料处理,定期进行文档清理和归档工作。
对外联络:
协助公司领导,做好公司对外相关部门的工作衔接,配合公司领导,做好公司各部室的工作协调,推动公司的整体工作高效运转。
档案管理:
公司档案的保管与使用。
办公用品管理:
公司办公用品采购的报批计划、调用及固定资产的管理。
保洁工作:
负责公司办公区域的保洁工作。
接待工作:
配合公司领导及其他部室,做好公司对外业务的接待与招待工作。
企业文化建设:
负责公司企业文化的建立、业余文化生活的丰富和团队精神的打造工作。
党建与工会工作:
负责公司党建、工会工作,归口管理公司对外宣传的文字及资料准备工作。
会议与行程安排:
安排公司内部和外部的会议,协调与会人员的日程安排,预订会议室,并确保会议的顺利进行。
电话和邮件管理:
接听公司电话并转接给相关人员,处理公司的传真和邮件,及时回复电话和邮件,确保信息的准确传达。
办公设备和供应品管理:
管理和维护办公设备,如打印机、复印机和传真机等,确保设备的正常运行,并及时维修或更换损坏的设备,同时管理办公室的供应品,如纸张、墨盒和办公用品等。
来宾接待和访客管理:
接待来访的客户和访客,并提供必要的协助,安排客户和访客的接待流程,提供必要的信息和指引,并确保他们的需求得到满足。
办公室协调和沟通:
作为公司内部各部门之间的桥梁和纽带,确保上情下达,下情上明。
其他工作:
包括公司网站、内部电话、网络、客户档案归口管理工作,董事长及分管领导赋予的其他工作职能。
这些职责涵盖了公司办公室的多个方面,确保公司日常运营的顺利进行。