创建软件资料的整理需要遵循一定的规范和流程，以确保资料的完整性、准确性和可追溯性。以下是一些关键步骤和建议：
确定整理范围
根据创建目标，收集近三年的软件资料，如有必要，可适当延伸收集范围以保持资料的连续性。
材料收集
收集原始材料，要求全面、细致、有特色。全面即确保所有相关资料无一遗漏；细致即对每一份资料都要详细记录；有特色则强调对单位特色工作和项目的重点展示。
分类和编号
创建软件资料以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件。编号方法可以参照《江苏省文明城市测评操作手册》的相关要求，采用特定的编号格式，如“Ⅲ-X-X-X”。
图片和声像资料整理
照片需用专用照片夹放好，并装盒保存，同时妥善保管底片，每张照片下需附说明并编制目录。
影像资料（如录像带）需刻录成光盘，并附上说明和目录后装盒保存。
文字资料整理
文字资料应详细记录，包括文件材料、文件目录等，统一使用A4纸打印，并按照规定的文件格式设置。文件目录的格式要求包括标题用一号字标宋体，项目栏用小四号字宋体，填写内容用五号字仿宋体，表格格式上下居中。
审核和报送
所有材料需由出具单位盖章，以保证真实性，明确责任。
文件资料装盒后，用铅笔在档案盒侧面标上三级编号，便于最终统一归档和验收检查。
目录编制
编制详细的文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期等信息，以便于检索和管理。
装盒和标记
文件资料装盒后，在档案盒侧面用铅笔标注三级编号，便于统一归档和验收检查。
通过以上步骤，可以确保创建软件资料的整理工作有序进行，资料完整、规范，便于后续的查阅和使用。