对软件进行说明时，可以遵循以下步骤和原则：
确定目标用户
了解软件的目标用户群体，包括他们的技术水平、使用场景和需求，以便针对性地编写说明书。
确定文档结构
说明书的结构和内容应包括概述、安装指南、功能介绍、使用说明、常见问题解答、技术支持等部分。
编写概述
在概述部分简要介绍软件的名称、版本、用途、主要特点和目标用户，以便用户了解软件的基本信息。
编写安装指南
提供清晰的步骤和指导，告诉用户如何正确安装软件，包括系统要求、安装步骤、许可证激活等内容。
编写功能介绍
详细介绍软件的各项功能和特点，可以按模块或功能分类，以便用户了解软件的具体功能和用途。
编写使用说明
提供详细的步骤和指导，告诉用户如何正确使用软件，包括界面介绍、操作步骤、常用功能说明等内容。
编写常见问题解答
列举一些常见问题和解决方案，帮助用户遇到问题时能够快速解决。可以根据用户的反馈和常见问题进行更新和补充。
提供技术支持
说明用户可以获得的技术支持方式，包括在线帮助、联系客服、提交问题反馈等。
编写附录和参考资料
提供一些附加信息，如快捷键列表、术语解释、常用链接等，帮助用户更好地使用软件。
修订和完善
在完成初稿后，进行修订和完善，确保说明书的准确性、易懂性和完整性。
此外，软件说明书应当图文并茂，文字描述详细准确，对软件的功能模块描述清楚即可。软件操作说明书中出现的任何文件一定要和申请书中出现的全称及简称名称一致，切记不可出现其他软件名称。软件操作说明书插入页数，页眉，页眉写清软件全称+版本号+说明书。建议页数在15页左右。