办理高新软件退税的步骤如下：
申请退税的基本条件
取得软件检测机构出具的《软件评测报告》。
拥有《软件产品登记证书》或《计算机软件著作权登记证书》。
所有文件中的软件产品名称必须保持一致。
退税申请流程
取得《软件产品登记证书》后，纳税人应携带《税务认定审批确认表》和登记证书复印件，至办税服务厅申请税务资格登记。
完成资格认定后，纳税人即可正式办理退税。
发票开具的注意事项
完整开票要素：开具增值税发票时，销货单位、商品名称、型号、金额等信息需填写齐全。
一致的软件产品名称：发票中的软件名称必须与《软件产品登记证书》一致，版本号也需填写。
合并开票：若同时销售自产软件与其他产品，需在同一张发票中列出，并注明软件名称。
退税申报表的填写
填写附表一：《本期销售情况明细》的“即征即退”栏次中填列软件产品销售数据，确保销售额、销项税额正确填写。
填写主表：申报表主表会自动生成部分数据，但需手动填写销项税额、进项税额等项，注意“本年累计”数据需手动计算填写，避免与实际经营数据不符。
进项税额分摊：对无法划分的进项税额，需按实际成本或销售收入比例分摊到软件产品。
提交退税申请所需的资料
嵌入式软件产品的销售收入、成本及应纳增值税额等数据。
软件产品登记证书、著作权登记证书、检测报告等相关材料。
一般纳税人资格证书的复印件。
检测证明材料：提交由省级软件产业主管部门认可的软件检测机构出具的检测证明复印件。
软件产品证明材料：提交符合增值税优惠政策要求的软件产品相关证明复印件，如《软件产品登记证书》或《计算机软件著作权登记证书》。
纳税申报表：享受税收优惠的计算机软件产品的纳税申报表复印件。
增值税完税凭证：增值税完税凭证复印件。
企业产品销售明细账复印件，若为嵌入式软件产品，还需提供成本明细账复印件。
审核与退税
税务机关对企业提交的材料进行审核，确认企业符合退税条件后，按政策规定进行退税。
企业在年度汇算清缴时，按照税务机关的要求进行申报和退税操作。
建议企业在办理退税时，确保所有文件和资料的真实性和完整性，并与主管税务机关保持良好沟通，以确保退税流程顺利进行。