使用外账软件通常涉及以下步骤：
选择合适的软件
推荐使用柠檬云、金蝶、浪潮等账套软件。
如果选择手工记账，可以使用Excel或Word文档创建账目表格。
建立账套系统
在软件中建立自己的账套系统。
如果公司内账和外账由不同人负责，则各做各的账；如果一个人做两套账，可以先做内账，然后把账套复制一份，再修改成为外账。
会计人员审核
找到专业的会计人员对原始凭证进行审核，包括发票真假、金额和日期。
填制记账凭证
根据审核后的原始凭证填制记账凭证，注意科目选择和金额的正确性。
账簿建立
建立总账、明细账、利润表等。
报表生成
软件自动生成表格汇总，或手工根据余额表编制利润表和资产负债表。
财务报表编制
根据会计准则调整账目，编制财务报表。
保存和核对凭证
保存所有收据和凭证，以便核对和审计。
其他注意事项：
使用正规平台：如使用外汇交易软件，需要选择正规平台注册账户，并完成实名认证。
市场分析：在进行外汇交易时，需要通过技术分析或基本面分析判断趋势。
风险管理：合理控制仓位，避免过度交易，保持良好的心态。
多维度账目管理：在好会计等软件中，可以通过多维度账目管理功能进行灵活的自定义设置，满足不同企业的个性化需求。
客户和内部账户对账：易代账等软件可以帮助记录客户往来款项和内部账户往来，方便对账处理。
通过以上步骤和注意事项，可以更有效地使用外账软件，提高财务管理效率和准确性。