档号是一个在各种 文档管理和信息系统中广泛使用的术语,指的是 特定档案或文件的唯一标识符。它通常由一串字母和数字组成,用于区分和检索不同的文件。档号具有唯一性、固定性和规律性,一经确定,一般不应随意改变。
档号的编制应遵循以下基本原则:
唯一性原则:
档号应指代单一,不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
合理性原则:
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
稳定性原则:
档号一经确定,一般不应随意改变。
档号的组成元素通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号等,这些元素共同构成了档案的完整标识,便于档案的整理、管理和检索。
综上所述,档号是档案管理系统中用于唯一标识和检索档案的重要工具,其编制和使用需要遵循一定的原则,以确保档案的有序管理和高效利用。