公文传阅的程序一般包括以下几个步骤:
签收与登记
收到公文后,应逐件清点、核对无误,然后签字或盖章,并注明签收时间。
对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。
初审
对收到的公文进行初步审查,确认是否应由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,以及是否符合公文起草的其他要求。
不符合规定的公文应及时退回原单位并说明理由。
承办
阅知性公文应根据内容、要求和工作需要确定传阅范围后分送。
批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应明确主办部门。
紧急公文应明确办理时限,承办部门应及时办理并在规定时限内完成。
传阅
根据领导批示和工作需要,将公文及时送传阅对象阅知或批示。
传阅过程中应随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。
对紧急或重要公文,应由专人负责催办。
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。
对紧急或重要公文,应随时或定期向领导人反馈办理情况。
答复
公文的办理结果应及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
整理归档
需要归档的公文及有关材料,应根据有关档案法律法规及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。
此外,还有一些特殊处理程序:
一般程序:阅件一般先传主要领导,再传主管领导,最后传其他领导和有关部门;办件则应先传主管领导,以便主要领导和主管领导交流信息、沟通意见,同时便于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。
特殊程序:紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文,应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理,并在“文件处理单”上注明。
这些程序确保了公文的规范、高效传递和处理,以支持组织内的决策和执行。