物资盘点程序指引主要包括以下几个步骤:
盘点定义
盘点是企业对车间、仓库物料计量单位进行实地点算,以保证物料帐实相符的一项常规工作。帐实相符是企业仓库管理及生产管理的基本要求,也是企业信息化系统有效进行的重要前提。
盘点目的
盘点是为了确切掌握某段时期内的库存数量以及损耗等信息,据此分析盈亏、改善管理,避免物料需求计划不准的问题。
盘点范围
包括原材料、在制品(正在加工或等待继续加工,未检验)、半成品(完成加工或等待继续加工,已检验)、成品、呆料、废料的盘点。
盘点方式
常见的盘点方式有定期盘点(年终盘点、年中盘点、季度盘点、月度盘点)和不定期盘点(如为特定目的特定物料进行的临时盘点)、动态盘点(盘点过程中同时发生物料的出入库行为)和静态盘点,全面盘点和抽样盘点(抽样盘点可针对仓库、物料属性、仓管员等不同方向进行),还有循环盘点(即按循环盘点计划对某些物料进行周期性、不间断的盘点)。
盘点前准备工作
订定盘点日期。
盘点编组。财务部主管根据区域、项目的划分,编制《盘点人员编组表》。订立车间、仓库初盘小组、初盘负责人、复盘小组、复盘负责人。
确定盘点范围、盘点方式。
召开动员大会。必要时先行对盘点人员进行培训,各盘点小组负责人、仓管员、盘点人员组织各自的碰头会,以明确工作安排,盘点物料位置,会员分工等。确保盘点工作务实高效。
盘点过程
每月盘点时间确定后,仓库应冻结一切库存的收、发、移、退等操作。
仓库负责人与财务部负责人负责协调具体的盘点工作。
仓库、财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人,要求每一个区域都有相应的盘点员和财务复核人员,由财务人员担任该区域的盘点组长。
财务部事先准备好盘点单,要求已经编号并且连号。
将盘点清单发放到每一个盘点区域的盘点人员。
实施盘点,由仓库人员进行盘点,财务人员复核。
初盘结束后,财务部收取所有的盘点清单,要求所有清单连号,没有遗漏,并进行汇总。
对比库存帐,比较差异。
对比差异报告,由仓库对差异项进行复盘。
再次对复盘结果进行汇总,并与库存帐比较差异。
仓库分析差异原因,作详细书面报告,同时提出差异调整申请。
财务部负责人及总经理对差异调查报告及差异调整申请进行审批。
仓库根据审批情况作库存差异调整。
财务部根据审批情况作库存财务帐差异调整。
盘点结果的分析与应用
分析盘点差异:对盘点中出现的差异进行深入分析,找出原因并制定相应的改进措施。
优化库存管理:根据盘点结果,优化库存管理策略,降低库存成本,提高库存周转率。
制定预防措施:针对可能导致盘点差异的因素,制定预防措施,避免类似问题再次发生。
其他注意事项
盘点人员选择:确定总盘人、主盘人、会点人、核对人和协点人的具体人员指派与任命。
盘点时间安排:盘点时间要配合财务部门成本的核算,具体可采用每月进行重点物料存货的盘点和财务盘点,每半年进行全面的物料存货盘点和财务盘点,每年进行一次全面的财务盘点。
通过以上步骤,企业可以系统地进行物资盘点,确保库存数据的准确性和管理的有效性。