会议接待流程及标准如下:
会前准备
了解需求:与会议主办方洽谈,了解会议的基本信息,包括参会人员、职务、需求和特殊要求。
制定预案:提供会议所需的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书。
实地考察:派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
签订合同:确定方案后,签订合同并预付定金。
会中接待
机场车站服务:专人负责机场、车站的礼仪、接站、攻关等服务。
会场布置:提前在酒店、会议室摆放好欢迎横幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
会议资料准备:准备好会议所需的会议资料、会议用品、会议演讲稿等。
住宿安排:确认房间楼层及房间号,询问是否有特殊要求。
餐饮服务:用餐时间、用餐标准及特殊客人(如回民)的确认。
旅游娱乐:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等的确认。
会议服务:会议代表合影留念,为代表提供文秘服务及相关服务。
会后服务
费用结算:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
反馈收集:关注客户的反馈和意见,及时总结和改进工作中存在的不足和问题,提升会议接待的服务质量和水平。
服务质量
专业礼仪:站姿、坐姿、走姿和语言应符合服务标准,展示专业形象。
客户关怀:关注客户的用餐和休息安排,提供优质的餐饮和休息服务。
应急处理:针对可能发生的突发状况筹备应急处理方案,确保会议顺利进行。
通过以上流程和标准,可以确保会议接待工作高效、专业、有序,提升客户满意度。