做会议记录的技巧主要包括以下几个方面:
明确会议目的与主题
在参与或负责会议纪要记录之前,务必深入了解会议的目的和主题。这可以通过提前阅读会议通知、相关背景资料以及与会议组织者沟通来实现。
熟悉参会人员与议程
熟悉参会人员的构成和他们各自的职责范围,对于准确记录发言人和观点归属至关重要。了解会议议程的安排,包括各个议题的先后顺序、预计讨论时间以及是否有特殊环节或要求,能够帮助记录者提前做好心理准备,合理分配记录时间和精力。
准备好记录工具
选择合适的记录工具是高效记录会议的基础。传统的笔记本和笔仍然是常用的记录方式之一,其优点是方便携带、操作简单,且无需担心电量等问题。同时,电子设备如笔记本电脑、平板电脑或录音笔也越来越受到青睐。使用电子设备记录时,可以利用文字处理软件快速记录和编辑内容,并且便于后期整理和分享;录音笔则可作为辅助工具,在记录文字的同时录制会议音频,以便在后续整理过程中对一些不确定或遗漏的信息进行补充和核实。
抓住关键信息
在会议期间,要保持专注并全神贯注地倾听发言者的讲话。努力捕捉到关键信息、重要议题和决策点。避免分心或拖延,以防止遗漏关键细节。
记录重点内容
抓住会议中的重点,记录下重要的观点、问题、讨论和决策。在记录时可以使用缩写、关键字和简洁的短语来提高效率。
结构化记录
在整理记录时,采用结构化的方式组织信息。使用标题和子标题来标记不同的议题和主题。保持逻辑和清晰的顺序,按照会议议程或讨论的次序进行记录。
记录行动项和责任人
将会议中提出的行动项和责任人明确记录下来。包括指定任务的人员、完成任务的截止日期和任何补充细节。这有助于确保行动可以及时执行和跟进。
书写技巧
一快:书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要:择要而记。围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。
三省:在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代:用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
通过以上技巧,可以更高效、准确地记录会议内容,确保会议纪要的清晰和有效。