物资采购管理制度及流程如下：
编制物资采购管理制度 ：企业应编制一套完善的物资采购管理制度，明确物资采购的程序、管理要求和责任等内容。此制度应包括采购申请、询价和比价、供应商评估、合同签订、付款管理、仓储和库存管理以及监督与验收等方面的内容。物资采购流程
采购需求确认：
根据生产和运营的需求，确定需要采购的物资种类、数量和质量要求。
采购申请：由有采购需求的部门填写采购申请表，包括物资名称、规格、数量等详细信息，并按照制度的要求提交给采购部门。
供应商选择：采购部门根据采购需求，进行供应商的调研和评估，选择合适的供应商。
报价与比价：向选定的供应商发送采购询价单，要求提供物资的报价和交货期限。
谈判与合同签订：根据报价和交货期限等信息，与供应商进行谈判并最终确定采购合同内容，签订合同。
付款管理：采购部门根据合同的约定，按时支付货款。
仓储和库存管理：建立仓储和库存管理制度，确保物资的储存和管理的安全性和准确性。
监督与验收：明确对物资的采购进度、质量和数量进行监督和验收的程序，确保采购结果符合要求。
采购原则
采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
一般日常办公用品及其它消耗用品由行政人员负责采购，单店的所有物料由采购部负责采购。
采购申请与审批
采购之前，申请人依照所需要采购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物资购置申请审批表”。
紧急采购时，申请人在“物资购置申请审批表”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。
若撤销采购，应立即通知采购经办人，以免造成不必要的损失。
申购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报采购部门。
采购流程与职责
采购经办人收到物资购置申请审批表后，根据审批表里面所申请采购物品的估算价格、数量和总金额进行采购。
采购经办人在采购之前必须货比三家，综合考虑到货时间、价格、质量、发票等，方能进行采购。
到货后必须严格检查货品是否符合要求，如不符要当场拒收退货。符合的货品要做好入库登记。
有发票的要立马填写费用报销单连同物资购置申请审批表提交财务报销。如没有发票的，必须要求店家开具收据。
采购经办人职责包括建立供应商资料与价格记录、做好采内参市场行情的经常性调查、询价、比价、议价、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制、做好平时的采购记录及对帐工作。
采购合同与付款
对于进行大宗采购或经常采购的供应商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。
合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等重要事项。
除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。
物资验收与入库
验收合格后完成出入库及付款。
到货后必须严格检查货品是否符合要求，如不符要当场拒收退货。符合的货品要做好入库登记。
监督与审计
加强企业物资采购审计，全面提高物资采购质量。
物资采购管理并不是简单的出入库的问题，而是一种责任心的表现。需要建立健全物资采购管理机制，把物资采购纳入一个系统化、流程化、制度化、规范化的管理之下。
通过以上制度和流程，企业可以规范物资采购管理，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险。